Тайм менеджмент. Матрица Эйзенхауэра

"Деньги пропали — наживешь, время пропало — не вернешь"

народная поговорка

Время — один из самых ценных инструментов в нашей жизни. Наша жизнь – это наше время и прожигание времени равно прожиганию жизни.

Люди, которые добиваются в жизни многого – чаще всего те, кто управляет своим временем эффективно и разумно. Без управления временем и его планирования, мы часто тратим его впустую на бесполезные задачи и проекты, и бывает слишком поздно, когда мы это осознаем.

Ниже несколько простых приемов, которые помогут вам планировать время и выполнять задачи наиболее эффективно:

1. Записывай свои задачи
Рекомендуется завести блокнот или ежедневник, в который вы сможете записывать все планируемые на текущий день дела. Такой подход не только придаст ясность работе, которую нужно выполнить, но и поможет лучше организовать свое время.

Если в какой-то день в вашем расписании имеются свободные «окна», вы сможете использовать их для завершения какой-то незаконченной работы.

2. Расположите задачи по их важностиУстанавливайте для своих задач приоритет. Часто мы тратим время на выполнение несущественных вещей и пропускаем важные. В первую очередь работайте над более важными задачами. Даже если у вас не будет возможности закончить всю запланированную работу, то, по крайней мере, вы выполните то, что важно и срочно.

3. Назначьте каждому заданию конечный срок
Без таких сроков задачи будут занимать у нас больше времени, чем когда такие сроки установлены. Конечные сроки конкретизируют цель и служат эмоциональным двигателем для того, чтобы завершить начатое.

Все мы знаем то тревожное ощущение, возникающее при приближении установленного для выполнения задачи срока, даже если этот срок мы установили для себя сами. В этот момент мы становимся более быстрыми и сосредоточенными. Но не забывайте о том, что сроки выполнения должны быть реалистичными. Нереальные сроки после их невыполнения вызывают разочарование, и через некоторое время перестают что-либо значить для нас.

4. Группируйте задачи
Чтобы увеличить производительность, рекомендуется сгруппировать вместе похожие задачи и выполнить их одновременно или одну за другой. Это сэкономит вам время.

5. Начинайте свой день с наиболее трудных задач
Возможно, это звучит странно, но это работает. Спланировав и расположив по приоритетам свои задачи, начните день с выполнения самых трудных из них. Чаще всего самые трудные задачи оставляются на конец дня. Однако максимальное количество энергии и эмоциональных сил у человека чаще всего имеется в начале дня. А в конце дня, когда сил осталось немного, их может просто не хватить на более трудные задачи.

Хотя у каждого человека может быть индивидуальный график пиков и спадов энергии в течение дня. Рекомендуется разобраться в нем и использовать в работе, назначая трудные задачи на время с максимальным уровнем энергии у вас.

6. Делайте отдельные задачи под музыку
Музыка задает определенный темп в работе. Кроме того, знакомая и приятная вам мелодия повышает настроение. Надо отметить, что музыка скорее поможет, если вы выполняете знакомую и достаточно монотонную работу.

Если же вам нужна максимальная концентрация и сосредоточенность, то здесь музыка скорее помешает и вам лучше подойдет полная тишина.

7. Запланируйте перерывы в своем рабочем расписании
Перерывы нужны всем. Чтобы сохранять работоспособность, тело и сознание нуждаются в отдыхе. Ваш рассудок нуждается в регулярных перерывах, чтобы обрабатывать, сортировать и сохранять информацию. Никто не может работать непрерывно и постоянно поддерживать на высоком уровне свою работоспособность. Перерывы необходимы и вы можете их запланировать.

После каждой трудной и отнимающей много времени задачи, сделайте перерыв. После нескольких дней или недель непрерывной работы, вам также нужен перерыв, чтобы отдохнуть и перезарядиться. Это внесет ясность в мысли и восстановит энергию для новых дел.

8. Поддерживайте свой эмоциональный тонус
Наша продуктивность может сильно уменьшаться, когда мы чувствуем грусть или впадаем в депрессию. Поэтому очень важно сохранять позитивный эмоциональный настрой. И именно в связи с этим мы так часто слышим совет выполнять ту работу, которую вы любите, что позволяет удерживать наш эмоциональный настрой на высоком уровне.

Без эмоциональной выносливости и энтузиазма продуктивность уменьшается и в этом случае даже простая задача может отнимать много времени.

9. Учитесь говорить Нет
Вы должны знать свои возможности. Вы не можете выполнить все, о чем вас просят, особенно, если это не совпадает с вашими целями. У вас всегда есть возможность сказать НЕТ.

Как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности вам лучше отказываться от выполнения задач и обязанностей, на которые вы не способны. Чрезмерное количество дел и обязанностей скорее всего станет причиной перенапряжения, что в итоге отразится на самых важных для вас делах.

Поэтому учитесь говорить НЕТ. Легко данные обещания чаще всего не выполняются. Подумайте, соответствуют ли новые предложения вашим целям. Сумеете ли вы их выполнить, достаточно ли для этого подготовлены. Только потом соглашайтесь.

Матрица делегирования времени. Матрица Эйзенхауэра.

Большинству из нас не хватает времени, и любые советы по его эффективному использованию всегда вызывают интерес.

Этот вопрос серьезно интересовал и тридцать четвертого президента США Дуайта Эйзенхауэра, который использовал для управления своим временем специальную матрицу приоритетов. Эта система до сих пор пользуется популярностью и ее подобия можно встретить в большинстве руководств по управлению временем.

Дела при таком подходе оцениваются по важности и срочности, поэтому матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадрантов:
Важные и срочные дела
Важные, но несрочные дела
Неважные, но срочные дела
Неважные и несрочные дела

Важные и срочные дела

Основным критерием важности дел является то, что в случае их невыполнения:
Вам могут грозить проблемы со здоровьем. Например, если у вас сильно болит зуб, то очевидно, что срочно нужно к дантисту, а при игнорировании этой необходимости, могут наступить большие неприятности.
Вам могут грозить проблемы с деньгами. Например, если вы не сдадите важный проект, то вас лишат премии или уволят.
У вас испортятся отношения с семьёй, близкими, друзьями и т.д.
В ближайшее время могут наступить другие какие-либо серьёзные последствия.
В идеале, этот квадрант должен быть пуст. Но на практике по тем или иным причинам, некоторые важные дела нет-нет, да становятся срочными.

Важные, но несрочные дела

Это именно те дела, на которых стоит сосредотачиваться. Дело в том, что выполняя их в размеренном темпе, а не на скорую руку, вы можете выполнить их максимально качественно. Именно сосредотачиваясь на этом квадранте, люди выходят вперёд и имеют больше шансов на успех, чем те, кто работает в турбо-режиме. Но следует помнить о том, что невыполнение этих дел быстро переводит их в разряд важных и срочных. Важность этих дел определяется теми же показателями, что и важность срочных, о которых было написано выше. К важным, но несрочным делам могут относиться, например:
Разработка планов
Работа над своим здоровьем и физическим состоянием
Выявление различных жизненных перспектив и т.п.

Неважные, но срочные дела

Это те дела, которые реально не приближают вас к основным целям, ничего толкового для души, тела и кошелька не дают, но при этом могут маскироваться под важные и необходимые. Часто они лишь отвлекают вас от того, что вам реально необходимо, съедая ваше время впустую.
Например, это может быть звонок вашего знакомого с разговором о не интересующих вас вещах, который надолго затягивается и вовлекает вас. Или неожиданное поручение начальника, не относящееся к вашим прямым задачам.
Чтобы промониторить дело на важность, спросите себя «Что страшного будет, если я этого не выполню?»

Неважные и несрочные дела

Это такие дела, которые вообще не имеют никакого отношения к вашим ключевым интересам, и являются хронофагами, то есть пожирателями времени. К ним как раз можно отнести бесполезную переписку на форумах и в соц. сетях, а также пустые телефонные разговоры. Также к ним относится различная излишняя развлекательная активность.
Как использовать эти приемы в работе? Вы можете помещать свои дела на день или на неделю в матрицу и затем уже выстраивать свою деятельность в соответствии с расставленными приоритетами, начиная, конечно, с важных и срочных дел.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра позволяет добиться увеличения продуктивности в работе и более быстрого достижения поставленных целей.